MENU

CA du 7 octobre 2008

, par Frédéric Paul

Compte-rendu de la réunion de CA du 7 octobre à 18H15 au local de l’association (25 rue Fautras, Brest).

Présents : Aude (départ 19h30), Fanch, Stéphane, Hervé, Gérald, Fred P., Fred L.S., Denis (au tél, depart à 19h), sophie (au tél, départ à 19h non volontaire, dû à la fin de la conférence téléphonique).

  • Organisation des prochains CA :

FP s’occupera de la préparation des prochains ordres du jour et de la publication du CR de CA. Pour la publication, on donne 15 jours aux membres du CA pour s’exprimer (approbation dans le compte rendu ou discussions sur mailing-list), sinon OK par défaut. Aude demande que son avis soit pris en compte dans le CR. OK, cet avis sera consultatif.

  • Points soumis à décisions du CA
    • achat de disques pour dourduff ? pour info : il faut au moins 3 DD 73Go à 190€ ou 146Go à 240€ HT pièce (pm : ref dell 400-14303) 681,72€
      • Action : Achat à faire rapidement, mais qui reste en attente d’un état de la trésorerie qui semble actuellement faible.
      • Action : faire un point sur la trésorerie. Attribué à ?
      • Action : demander à la mairie une date approximative de versement des subventions. Attribué à FP.
  • Discussions sur le problème de l’hébergement et autour des questions posées au CA
    • Rappel du CR du CA du 28/07 : "oui, l’hébergement reste une priorité de l’association". Il faudrait que le CA trouve alors des forces vives pour travailler à l’amélioration de la qualité des services et à leur modernisation"
    • Les questions :
      • Question de F. Bergot, mail du 25/09 : "je viens aux nouvelles, j’espère que vous soucis techniques se résolvent. C’est peut être le moment pour configurer les nouveaux serveurs. Vous avez je pense régulièrement des retours des adhérents qui se plaignent des lenteurs. Nous aussi, nous avons régulièrement ces retours et ce maintenant depuis plusieurs mois et plusieurs échos pour changer d’hébergeurs.... Quelles actions envisagez vous de mettre en place à court termes et moyens termes ?".
      • Questions de Olivier Archer, mail du 06/10 : "C’est toujours vilaine qui gère l’ensemble des services ? deja, il y a plus d’un an on avait des problèmes avec la maintenance sur cette *même* machine, et la priorité était d’évoluer vers un système a tolérance de pannes (rappelez-vous, les "serveurs virtuels"). Ce grave soucis pendait au nez depuis un bout de temps déjà J’ai quelques questions :
        - Quel etait le plan de secours.
        - pouquoi le plan de secour a-t-il été si long a se mette en place.
        - Si il n’y avait pas de plan de secour, quel est le nouveau prevu maintenant."
      • Question de Sophie : "A-t-il déjà été envisagé de prendre un hébergement quelque part (des grosses parts d’hébergement Gandi ou de louer dans une baie avec une infogérance), pour qu’Infini puisse se concentrer sur les services ?"
  • Point sur les problèmes techniques rencontrés dernièrement :
    • plantage de vilaine : 2 disques sur 3 hs. Données non récupérables et redémarrage du système non envisageable.
    • virtualisation pas évidente du système vilaine dans un vserver sur jaudy (machine récente et puissante). Données restaurées de la sauvegarde du 25/09 au matin (jour du crash).
    • dû à une défaillance du système de sauvegarde, celle ci contenait également les anciens fichiers effacés de la machine de production : les utilisateurs ont récupéré dans leur compte des centaines de mails déjà lu, et des données effacées de leur compte web.
    • dû également à la défaillance du système de sauvegarde, l’espace disque de dourduff est saturé (100% d’espace disque utilisé).
    • impossible de mettre en place un espace disque distant (NFS) à partir du vserver => utilisation des disques d’une autre machine, qui ont été mis directement sur jaudy.
  • Point sur la situation actuelle : ca marche globalement pour les utilisateurs, mais :
    • pb de sauvegarde (en cours de résolution, fanch s’en occupe)
    • pas de redemarrage auto du vserver vilaine en cas de redémarrage de la machine hôte jaudy.
    • grosse amélioration des performances de la plateforme (rapidité d’affichage des sites par exemple, et plus de saturation dû au nombre de connexions simultanées).
    • quelque problème d’erreur au démarrage du vserver.
    • les machines vilaine et dourduff HS.
    • système de statistques non opérationnel.
    • défaillances par moments du gestionnaire de mailing-lists "sympa", probablement lié à amavis ce jour... en cours de résolution.
  • Conclusions :
    • importance d’envisager une évolution de la plateforme à moyen terme.
    • tenter de mobiliser une équipe de tech "renouvelée", en l’accompagnant pour prendre en main l’existant.
    • La situation est-elle viable aujourd’hui ? Temporairement, ca fait l’affaire... mais il ne faudrait pas que cela perdure.
    • Fred P. rappelle le manque criant de forces vives.
  • Remarques :
    • "Infini, hébergeur associatif peut-il faire du 24/24 avec 99% de disponibilité ?" Il est évident que non, mais cela manque peut être de transparence pour les hébergés. Il faudrait communiquer sur le fait qu’Infini fonctionne en "best effort", et ne s’engage pas sur une disponibilité professionnelle.
    • Sophie : "les pannes temporaires ou latences régulières posent des problèmes de référencement et c’est important pour les assos". On espère une meilleure disponibilité du système suite à la migration du système vilaine sur une machine récente.
  • Question à l’étude : l’infogérance. Action : faire une étude sur les coûts induits : quels sont les services à migrer ? Quel coût ? (ovh 69 € / mois pour un serveur dédié raisonnablement puissant et répondant aux besoins d’Infini). (cf discussion sur staff le 7 oct 2008). Aujourd’hui, 3 serveurs sont utilisés pour le fonctionnement d’Infini : oust, vilaine et ninian. Ca nous soulagerait de la gestion ’hardware’ de la plate-forme, mais la question est posée : ne serait-ce pas sous-traiter notre rôle d’hébergeur ?...
  • Problèmes liés à la technique :
    • difficultés pour accueillir et accompagner les nouveaux techs ?
    • comment les former ?
    • comment motiver et impulser un nouvel élan à l’équipe ?
      Il est envisagé de remettre en place les réunions tech. 1 réunion par mois par exemple. Programme : échange sur la plate-forme infini, formation des nouveaux techs et mi-techs , apprendre des choses, inviter des étudiants intéressés, Première mise en oeuvre : mardi prochain, 18h. Présents prévus : Fred P, Fred L.S., Fanch, Steph.
    • 2 personnes se sont proposées pour donner un coup de main technique. Il faut prendre contact avec eux. Attribué à : Fred.
    • appel aux listes de diffusion. Attribué à ?
  • Suivi des activités des groupes de travail :
    • Appels à projets (réf. Aude).
    • Cotisations (réf. Jean-Pierre ).
      Environ 5 factures relancées sur 100 pour 2007. Nombre inconnu pour 2008 (demande d’information en cours à JPQ). Groupe relancé plusieurs fois par FP.
    • Proj@ctions (réf. Fred Paul).
      Des projets en cours, le principal étant actuellement actus-brest. Prise de contact avec la mairie en cours, et des utilisateurs potentiels qui se manifestent (conseils de quartier notamment). Un compte rendu sera publié sur le wiki du groupe de travail.
    • Subventions (réf. Amine).
      — > ou en est la convention ? cf mail F. Bergot sur [ca] du 19/09, subv au vote CM du 17/10 et rdv convention courant octobre !
      — > subv conseil regional ?
    • Tech (réf. Fañch, Fred Paul).
      Cf. discussions précédentes.
    • Trésorerie (réf. Jean-Pierre).
      cf. début de CR
    • Restructuration du wiki (réf Gérald)
      RAS. Prochaine réunion mardi 14 17h35 au local.
    • Mise en oeuvre nouvelle grille de cotisation (Stéphane, Amine, Fred)
      Quelques sondages effectués, mais pas suffisamment pour le moment. Gérald redit son attachement à une validation en AG, craint la rupture financière.
      Fred P. voudrait une mise en oeuvre effective pour 2009 (le temps de travail engagé là-dessus est important) et ne veut pas que ça passe à la trappe.
      Solution de compromis proposée : Faire l’AG début Février pour pouvoir faire les appels à cotisations dès Mars avec une nouvelle grille de cotisation validée en AG.
  • Suivi des activités diverses :
    • envoi de la notification de mise en place des interlocuteurs mairie : Fait.
    • relance de paiement mégalis de 1300€ : Fait.
    • mise en ligne (wiki) d’informations sur le projet "Wiki Gens du Voyage" : Fait.
    • Gestion des serveurs mairie à Infini : cf. CR du 23/06/08 "à préciser dans la convention (un serveur dédié / qui gère l’administration derrière— quelqu’un de la mairie ? )."
      => mise en place d’une convention triennale, détaillant l’ensemble des relations mairie-infini. On en a discuté il y a plusieurs mois, et il faudrait le faire au plus tôt. Action : mettre à l’ordre du jour du prochain CA.
    • invitation Caracoles, manifestation Manufacture des Rêves le w-e du 10-12/10/08 cf message Staff du 14/09.
      Non traité.
    • programme des formations de bénévole associatif de la mairie de Brest.
      Non traité.
  • Préparation du prochain CA : date/heure de rdv, et désignation du/des responsables de l’animation (préparation et publication du CR du prochain CA). cf début de CR. (Pour rappel, dates actuellement prévues : 04 nov, 02 déc, 13jan vers 18h).
  • A mettre à l’ordre du jour du prochain CA :
    • Demande faite à Aude par le réseau des bibliothèques Brestoise d’une journée de formation sur LL ==> il faudra bien définir les besoins avec eux, qui fait : Aude ?
    • Comment remédier au manque chronique de visibilité du budget prévisionnel d’Infini ?
    • mise en place d’une convention triennale, détaillant l’ensemble des relations mairie-infini.

Approbation du compte rendu

Amine : ; Henri : Lu, ajouté dernier paragraphe pour prochain CA (20/10) ; Denis : ; Fanch : Lu 20/10 OK (réserve sur l’infogérance) ; Stéphane : OK 8/10 ; Frédéric Le Saout : OK [15/10/08] (rajouté précision sur infogérance) ; Hervé : ; Gérald : OK (rajouté point pour le prochain CA sur défaut de budget prévisionnel) ; Fred : OK [10/10/08+20/10/08] ; Jean-Pierre : ;